לו היינו מאגדים את כל הטפסים והמסמכים המלווים את חיינו מראשיתם, יכול היה כל אחד מאיתנו לערוך לו ספר "אוטו – ביורוקרטיה" עב כרס.
עם זאת, ישנם מסמכים שללא אישור נוטריוני הם אינם קבילים מבחינה משפטית, ובעצם חסרי ערך מבלעדיו. בין תפקידיו הרבים של נוטריון כלול גם אימות ואישור של מסמכים משפטיים, ובעצם גושפנקה לקבילותו של המסמך בבית משפט.
אלה הם חיינו
איסוף ושמירה קפדניים על מסמכים אינם מתבצעים ברוב המקרים, בשל ערכם ההיסטורי העתידי, כי אם בשל ערכם המשפטי המיידי. החל מזוטות היום יום המצריכות אסמכתות לתשלום חשבונות, וכלה במסמכים העתידים לשמש כראיה בבית המשפט כגון צוואת ירושה או מסמכי אימוץ.
חתימתו של נוטריון המאשרת כי המסמכים הם מקוריים, את זהותו של החתום עליהם וכן כי החתימה בוצעה מרצונו החופשי, היא בגדר עדות משפטית. נוטריון הוא, למעשה, עורך דין בעל סמכויות לאשר, לאמת ולערוך מסמכים משפטיים, כך שישמשו ראיה לכל דבר בעת הצגתם בבית המשפט, או כאשר מתעורר צורך להציגם בפני רשות אחרת, הן בישראל והן מחוץ לישראל.
מהי קשת הסמכויות העומדות לרשות נוטריון?
אחד השירים המפורסמים מן המחזה היידישאי "קוני למל" נפתח במילים: "אומרים כי אני, אינני אני, על כן אני נבהל' כי אם אני אינני אני אז מי אני בכלל?". על אף התמימות הקסומה בה נשאלת השאלה על ידי הילד הגיבור, הרי שיש בקושיה זו היבטים משפטיים עמוקים.
לו היה המחזה נכתב בימינו, סביר להניח כי עלינו להפנות את קוני למל אל נוטריון שבסמכותו לא רק לאמת את זהותו של אדם הניצב מולו, אלא גם לקבוע האם אותו אדם הוא בין החיים. פרט לכך, מאשר נוטריון כי חתימה על מסמך היא מקורית אם לאו והאם היה בסמכותו של החותם לבצע את חתימתו על אותו מסמך, בסמכותו גם לאשר את נכונותו של תרגום מסמך כך שניתן יהיה לעשות בו שימוש בארץ הדוברת את השפה אליה תורגם.
נוטריון הוא גם אדם
ריכוז של כוח רב בידיו של אדם אחד דורש גם אחריות לא מבוטלת, ובשל הרגישות הגבוהה הכרוכה במסמכים עליהם חותם נוטריון, הרי שהוא כפוף לחוקי אתיקה מקצועית המעוגנים בחוק,שבמידה ויסטה מהם הוא צפוי לשיפוט משמעתי. עבירה על חוקי האתיקה היא חמורה ביותר, ועל כן גם העונש הצפוי עומד אף שלילת רישיונו ואיסור על העיסוק בתחום.
בין כללי האתיקה המדוברים נכללים גם איסור פרסום ושמירה על סודיות, כך שאדם הנזקק לשירותי נוטריון ידע כי פרטיותו מוגנת על פי חוק. בנוסף, על נוטריון מוטל לנהל ארכיון שבו יישמרו המסמכים שעברו תחת טיפולו כמו גם מסמכים המצויים בטיפול, כך שניתן יהיה לעשות בהם שימוש במידה ויתעורר צורך משפטי.